OB訪問のメール・電話マナーと依頼からお礼までの例文を紹介します！

OB訪問の前後のやり取りは、ビジネスマナーを守って行う必要があります。では、そのマナーとはどんなものでしょうか。今回は、学生が普段気づきにくいメール・電話連絡のマナーと、例文、気をつけたいポイントをわかりやすく紹介します。

目次

1. OB訪問の依頼時に気をつけるべきポイント
2. OB訪問の前に心得ておきたいビジネスマナー５つ
3. OB訪問に関するやり取りは、電話とメールどちらが正解？
4. OB訪問依頼時のメール例文
5. OB訪問に承諾してもらった時のメール例文
6. OB訪問に断られた時のメール例文
7. OB訪問前日のリマインドメール例文
8. OB訪問後のお礼メール例文
9. 就活終了時のお礼メール例文
10. まとめ

OB訪問の依頼時に気をつけるべきポイント

たとえ面識があっても、ビジネスマナーを守ろう

OBといっても、大学のキャリアセンターで見つけたOBの大半は初対面です。初対面の人と接するとき、相手に失礼のないようマナーを守る必要があります。

また、たとえ面識があったとしても、「大学の後輩」と「仕事仲間」では、見るべきポイントが違います。プライベートでは、敬語が使えなかったりメールの返信が遅くても大目に見られますが、仕事となるとそうはいきません。

「まだ学生だから」と甘えず、OB訪問をきっかけにビジネスマナーを身につけましょう。

OB訪問の前に心得ておきたいビジネスマナー５つ

誤字脱字はNG

基本的なことですが、誤字脱字はNGです。

中でも、社名の間違いや名前の漢字間違いは絶対にやってはいけません。メールを送る前に、もう一度確認しましょう。

返信はどんなに遅くても24時間以内にしよう

メールの返信は、どんなに遅くても24時間以内に済ませるように心がけましょう。OBは、忙しい時間を割いて連絡をしています。あなたの連絡が遅いと、次の予定がたてられず迷惑をかけてしまいます。また、やる気がないとも思われかねません。

OBから受け取ったメールには、なるべく早く返信しましょう。

メールは消さないで保管しておこう

約束の日時を忘れないためにも、メールは消さないで保存しておきましょう。

メールボックスの容量が足りない場合は、クラウドにアップロードしたり、ハードディスクに保存するなどして工夫しましょう。

携帯ではなくパソコンのメールアドレスを使おう

学生でいるとなかなか意識しませんが、パソコンのメールアドレスと携帯のメールアドレスでは、相手に与える印象が異なります。

携帯のメールアドレスは、携帯のキャリアを変えるとメールアドレスも変わってしまいます。そうなると、連絡が取れなくなる可能性が高いため、携帯のメールアドレスはビジネスに向きません。

ビジネスシーンでは、頻繁に変わる可能性が少ないパソコンのメールアドレスを使いましょう。

一度決まった日程は基本的に変更しない

OB訪問の日程が一度決まったら、できる限り変更しないようにしましょう。OBは、仕事の合間を縫ってあなたと会う日程を調整しています。

やむを得ない事情がある場合は、電話をして謝罪をしましょう。

OB訪問に関するやり取りは、電話とメールどちらが正解？

OB訪問に関するやり取りは、基本的にメールで大丈夫です。

ただ、急ぎの要件がある場合は電話で連絡するようにしましょう。連絡する時間帯は、夜間や土日祝日を避け、平日の午後にかけるようにしましょう。

OB訪問依頼時のメール例文

＜ポイント＞

• 件名は、要件と差出人が分かるよう簡潔にまとめよう。
• 初めて連絡するときには、連絡先を知った経緯を伝えよう。
• 候補日は５日ほど挙げよう。

OB訪問に承諾してもらった時のメール例文

＜ポイント＞

• 感謝の気持ちを伝えよう。
• 日程の確認のため、改めて約束した日時と場所を伝えよう。
• 質問したい内容を簡潔に伝えよう。

OB訪問に断られた時のメール例文

＜ポイント＞

• 断られたからといって、返信をしないのはNG。必ず返信しよう。
• 返信をしてくれたことに感謝しよう。

OB訪問前日のリマインドメール例文

＜ポイント＞

• 前日の夕方～夜20時頃までを目安に送るのがおすすめ。
• もう一度、時間と待ち合わせ場所を伝えよう。

OB訪問後のお礼メール例文

＜ポイント＞

• OB訪問が終わってから24時間以内にお礼メールを送ろう。
• 就活への意気込みや、やくに立った内容を伝えると印象が良い。

就活終了時のお礼メール例文

＜ポイント＞

• 内定をもらったら、協力してくれたOBに伝えよう。
• 今後の抱負や意気込みを伝えよう。

まとめ

今回は、OB訪問の依頼時に守るべきマナーや、メールで連絡をとるときのポイントと例文を紹介しましたが、いかがでしたか？初対面のOBに対してはもちろんのこと、面識のあるOBに対しても礼儀正しくビジネスマナーに乗っ取って接することが求められます。就活生のうちから、今回紹介したマナーを身に付けることで、社会に出たときに困りません。今が頑張りどころです。就活、頑張ってくださいね。