【テンプレあり】就活の面接日程を調整する時の返信メールの書き方

  • 2017年08月07日更新
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目次

  1. 就活中、企業から受け取ったメールに返信って必要?
  2. 就活中の企業に送る返信メールの書き方紹介
  3. 説明会や面接の日程を変更したい時の件名と文面の書き方
  4. 説明会をキャンセル、もしくは面接を辞退したい時の件名と文面の書き方
  5. 就活生から採用担当者に質問がある時の件名と文面の書き方
  6. まとめ

就活中、企業から受け取ったメールに返信って必要?

就活中に受け取る企業からのメール。どのメールに返信が必要で、どのメールには返信しなくて良いのか、区別が難しいところです。ここでは、返信要否の区別の仕方をご紹介します。

返信しなくても良い場合

メールの文中に「返信不要」「一斉送信」「お知らせ専用」などと記載がある場合は、基本的に返信不要です。また、ESやSPIの段階の合否の連絡で、不合格となってしまった場合も多数の対象者がいることが想定されるため返信不要です。

つまり、『返信不要と明記されている場合』『一斉送信のような対象者が多数の場合』は返信しない方が企業の負担にならないため、返信しなくて良いです。

返信した方が良い場合

上記以外のメールについては基本的に返信しましょう。「本当に届いたのかわからない」「連絡を確認しているかわからない」「返信がないなんて失礼」このように思う採用担当者も中にはいるかもしれません。メールを返信することで不利になることはありませんので、基本的には返信するようにしましょう。

就活中の企業に送る返信メールの書き方紹介 

ここからは、返信メールの書き方を解説していきます。

返信の場合、件名は「Re:」を残そう

企業へ返信する場合、件名は「Re:〜」のままで大丈夫です。なぜなら、あなたのメールを受ける人は、社内や社外から毎日多くのメールを受信しているため、件名をパッと見ただけで、「何の件に関するメールか」がわかることが重要だからです。件名が「Re:〜」となっていれば、誰と何について話していたメールかすぐわかるので、「Re:〜」は残しておいた方が、皆さんのメールを読む採用担当者からするとわかりやすいのです。

宛名は企業名→部署名→担当者名の順で書こう

宛名は、企業名→部署名→担当者名の順に記載します。企業によって、「株式会社」がつく位置が異なりますので、正式名称を確認してから記載しましょう。

(例)
株式会社○○
●●部××課
△△様

○○株式会社
●●部
△△担当 様

冒頭のの挨拶文と自己紹介

いきなり本文から入ると唐突な印象を与えてしまいます。また、受け取った方がメールを見るだけで、どこの誰から来たメールなのかがわかるように自分の名前を書きましょう。

(例)
いつもお世話になっております。
○○大学△△学部の〜です。
この度は面接のご案内をいただきありがとうございます。

本文は言いたいことを簡潔に分かりやすく書こう

本文はダラダラと長く書くのではなく、簡潔にわかりやすく書くことがポイントです。また、日時など重要な事項については、相手の記載を繰り返すことで、双方の認識に齟齬がないか確認することも有効です。

(例)
<日程調整をお願いする場合>
頂いたOB 訪問の候補日について、下記の日時でご都合いかがでしょうか。
○○月△△日(●)□□:□□〜

<提案された日程に参加する場合>
本件、承知いたしました。
それでは、○○月△△日(●)□□:□□に〜にお伺いいたします。

締めの定型句も忘れずに添えよう

締めの言葉を記載することで、メールの最後であることをはっきりさせましょう。

(例)
・お忙しいところ、大変恐縮ではありますが、何卒よろしくお願いいたします。
・それでは当日お会いできるのを楽しみにしております。よろしくお願いいたします。

署名部分には氏名・所属大学名・連絡先の情報を必ず入れよう

メールの最後には相手が連絡先を確認できるように署名を入れておきましょう。Gmailやヤフーメールでは署名を設定することができますので、あらかじめ設定しておくのがオススメです。

(例)
--------------------------------------------------
○○大学△△学部□□学科
就活 返信(Shukatsu Henshin)
 TEL:000-0000-000
 MAIL:〜@…
---------------------------------------------------

就活に適したメールアドレスについてはこちらをご覧くださいね。

説明会や面接の日程を変更したい時の件名と文面の書き方 

ポイントは、『迅速に連絡すること』『候補日を複数提示すること』『具体的な理由は記載しないこと』です。日程調整がスムーズに進むよう、あらかじめこちらから候補日を複数提示しましょう。また、採用担当者は、就活生が他社も受けていることは知っているため、ここでは具体的な理由を伝える必要はありません。

例)
件名:【お願い】面接の日程変更について
本文:
株式会社○○
●●部
△△様


お世話になっております。
○○大学△△学部の〜と申します。

この度は書類選考通過のご連絡、及び、面接のご案内を頂きありがとうございます。

大変恐縮なのですが、頂きました面接の日程でどうしても都合がつかず、お伺いすることができません。 
誠に申し訳ございませんが、よろしければ下記の【面接候補日】より、貴社のご都合がよろしい日程をご指定頂ければと思います。

【面接候補日】 
×月○日 終日
×月△日 13:00〜17:00 
×月□日 終日 

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い致します。


○○大学△△学部□□学科
就活 返信(Shukatsu Henshin)
TEL:000-0000-000
MAIL:〜@…

説明会をキャンセル、もしくは面接を辞退したい時の件名と文面の書き方

ポイントは日程の変更の場合と同様に、『迅速に連絡すること』『具体的な理由は記載しないこと』です。何かしら予約を必要としている就活のイベントに関しては、枠を確保してもらっているので、キャンセルする場合は、確実、かつ、迅速に連絡するようにしましょう。また、なぜキャンセル・辞退するかに関しては、詳細な理由を述べる必要はありません。

例)
件名:【ご連絡】○○月□□日の説明会のキャンセルについて
本文:
株式会社○○
●●部
△△様


お世話になっております。
○○大学△△学部の〜と申します。

この度は○○月□□日の説明会に参加の予約をしておりましたが、どうしても都合がつかなくなってしまい、
キャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。

直前の連絡で誠に申し訳ありませんが、予約のキャンセルをお願いいたします。

お忙しいところお手数ではありますが、何卒よろしくお願いいたします。


○○大学△△学部□□学科
就活 返信(Shukatsu Henshin)
TEL:000-0000-000
MAIL:〜@…

 

例)
件名:【ご連絡】○○月□□日の面接の辞退について
本文:
株式会社○○
●●部
△△様


お世話になっております。
○○大学△△学部の〜と申します。

先日は面接の日程のご連絡ありがとうございました。

大変心苦しいのですが、この度○○月□□日の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
お時間確保いただいている中、大変申し訳ありませんがご了承くださいますようお願いいたします。

お忙しいところお手数ではありますが、何卒よろしくお願いいたします。


○○大学△△学部□□学科
就活 返信(Shukatsu Henshin)
TEL:000-0000-000
MAIL:〜@…

就活生から採用担当者に質問がある時の件名と文面の書き方 

選考に際し、どうしても確認したいことや分からないことがあった場合、こちらからメールで連絡することができます。メールを送る際に気をつけるべきポイントは『何を聞きたいかをわかる件名にすること』『本文は、質問の内容を簡潔にまとめる』です。

例)
件名:【ご質問】OB・OG訪問の社員紹介について
本文:
株式会社○○
●●部
△△様

お世話になっております。
○○大学△△学部の〜と申します。

この度は貴社のOB・OG訪問についてご確認させていただきたくご連絡いたしました。

先日、貴社の説明会に参加させていただき、貴社に大変興味を持ちました。
つきましては、さらに貴社のことを学びたく、OB・OG訪問ができればと考えております。

OB・OG訪問をする場合、社員の方へ直接ご連絡するのがよろしいでしょうか。
または、人事部様からご紹介いただくことは可能でしょうか。

お忙しいところお手数ではありますが、ご教授いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

○○大学△△学部□□学科
就活 太郎(Shukatsu Taro)
TEL:000-0000-000
MAIL:xxxxx@mail.com

まとめ

就活生にとってビジネスメールを書くことは初めてのことで、ビジネスマナーがよくわからず戸惑う方も多いかと思います。しかし、ひとたび慣れてしまえば特別難しいことはありません。相手の立場に立ち、どうすれば良いかを考える視点があれば特に困ることはないはずです。ぜひ、想像力を活かしてメールでのコミュニケーションをとってくださいね。

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