就活面接を辞退するときの正解はこれだ!【メール例文あり】

  • 2017年08月07日更新
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目次

  1. その面接、本当に辞退してもいいの?辞退の理由を確認しよう
  2. 無断で面接を辞退するのは絶対にやめましょう!
  3. 面接の辞退の連絡は電話?メール?
  4. 電話で面接の辞退を伝える時に気をつけたいこと
  5. 面接を辞退する時の電話のかけ方
  6. メールで面接の辞退を伝える時に気をつけたいこと
  7. 面接を辞退する時のメールの文例
  8. まとめ

その面接、本当に辞退してもいいの?辞退の理由を確認しよう

面接を辞退したい理由は、状況によって異なってきます。まずは、辞退したいと感じる理由を明確にすることが先決です。明確にすることで、実は辞退する必要はない場合もあります。例えば、他の企業と面接の日程がかぶってしまったとか、体調を崩してしまったというような場合は、自己判断だけで辞退することを決めてしまうのは早計です。正直に理由を説明し、面接日程の変更が可能かどうかを相談してみましょう。企業によっては柔軟に対応してくれるところもあります。

ただ、企業について、自分の思っていたイメージと異なっていたとか、既に他社からの内定をもらい、その企業に就職することを決めたというように、その企業への入社の意志や可能性がなくなった場合には、できるだけ早く辞退の報告をしなければなりません。

無断で面接を辞退するのは絶対にやめましょう!

辞退を決めることは自由です。しかし、決して無断で辞退することは避けましょう。どんな理由にしろ、アポイントメントが入っている以上はきちんと連絡するのが社会人としての最低限のマナーです。

また、連絡が無ければ「こちらに向かっている途中かもしれない」「途中で事故に遭ったのかもしれない」と心配をかけてしまいます。面接の辞退を告げるのはとても心苦しいですが、きちんと事前に連絡しましょう。

面接の辞退の連絡は電話?メール? 

面接辞退の連絡は、基本的には電話で伝えます。しかしながら、日中は忙しくなかなか電話で連絡が付かないという場合も十分考えられます。そんな時は、メールを一通送りましょう。基本的には電話連絡、担当者と繋がらない場合はメール連絡が鉄則です。

メールを送った後、半日経っても返信が来ない場合には、改めて電話で連絡してみましょう。もしかすると、メールが正しく送信されていなかったり、担当者がメールをチェックできない状況にあるかもしれません。

最終的な手段として、電話やメールで担当者とコンタクトが取れない場合に限り、電話口に出られた社員の方に伝言を頼みましょう。

電話で面接の辞退を伝える時に気をつけたいこと

電話で連絡をする場合は、お忙しい時間帯を避けるなど電話をかけるタイミングなどを考える必要があります。

昼休みや終業間際を避けて電話をかけよう

辞退を決めたのであれば、できるだけ早い段階で連絡を入れましょう。早ければ早いほど、採用担当者の時間を無駄にすることを防げます。いい知らせではないとは言え、採用担当者も助かるはずです。

採用担当者の仕事の流れを配慮するなら、仕事が始まってすぐの時間、昼休みの前後、終業時間間際は避けたほうがいいかもしれません。

ただし、面接の当日、午前中に予定された面接を辞退するような場合には「早い時間」ということを優先しましょう。採用担当者が既に、その面接のための準備に時間を割く確率が高いからです。必要のないことに時間を割かせる前に連絡を入れましょう。

面接を辞退する時の電話のかけ方

電話で面接辞退を伝える際のポイントは以下の通りです。

電話を掛けて担当者に繋がった場合

⒈ 挨拶をして、名前と要件を伝えます。

(例)お忙しいところ失礼いたします。私○○大学△△学部の××と申します。採用面接の件でご連絡いたしました。ただいま3~4分ほどお時間よろしいでしょうか。

⒉ 予定されていた面接日時を伝えます。

(例)○月○日の14時から、二次面接の機会をいただいております。ご確認いただけますでしょうか。

⒊ 辞退する旨と謝罪の気持ちを伝える。

(例)大変申し訳ございませんが、今回の面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。せっかく面接の機会をいただいたのにこのような連絡になってしまい申し訳ございません。

⒋ 理由を聞かれた場合、理由を簡潔に述べる。

(例)他社から内定をいただきまして、入社することを決めましたので、就職活動を終わらせようと考えています。

⒌ 締めの挨拶

(例)お忙しいところどうもありがとうございました。失礼いたします。

 

担当者に繋がらなかった場合(当日・前日の場合)

⒈ 挨拶をして、名前を名乗ります。

(例)お忙しいところ失礼いたします。私○○大学△△学部の××と申します。採用面接の件でご連絡いたしました。ご担当の○○様はいらっしゃいますか。

⒉ 面接が予定されている候補者であることを伝えます。

(例)大変申し訳ございませんが、この度面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。後ほど私から○○様にメールをお送りいたしますが、恐れ入りますが(電話口の社員の名前)様からも○○様に辞退の旨をお伝えいただけますでしょうか。

⒊ 締めの挨拶

(例)お忙しいところどうもありがとうございました。失礼いたします。

担当者に繋がらなかった場合(面接まで数日ある場合)

⒈ 挨拶をして、名前を名乗ります。

(例)お忙しいところ失礼いたします。私○○大学△△学部の××と申します。採用面接の件でご連絡いたしました。ご担当の○○様はいらっしゃいますか。

⒉ 面接が予定されている候補者であることを伝えます。

(例)のちほど、改めてかけ直したいのですが、いつごろお戻りになられるか教えていただけますでしょうか。

⒊ 担当者がいる時間帯を教えてもらったら、お礼と後ほどこちらから電話をかける旨を伝えます。

(例)ありがとうございます。それでは、また○時頃に私の方からご連絡させていただきます。

⒋ 締めの挨拶

(例)お忙しいところどうもありがとうございました。失礼いたします。

メールで面接の辞退を伝える時に気をつけたいこと

メールはあくまで二次的手段

面接の辞退をするとき、電話を掛けてみても、何度も採用担当者に繋がらないような場合には、メールでの連絡を試みてみましょう。とにかく一刻でも早く意思を伝えるための第二の手段として捉えましょう。

辞退を決めたら、なるべく早いタイミングでメールを送ろう

メールの時間帯は、なるべく早いタイミングでということが最優先です。電話のように気にする必要はありません。しかし、どんなに早く送ろうと思っても真夜中や深夜などは避けましょう。

電話を一本入れる

面接の辞退をメールだけで済ませてしまうのは、あまりおすすめできません。言いにくいこと、謝罪しなければならないことについては、メールはあくまでも予備手段と考えておきましょう。誠意を伝えるためにも直接謝罪するということは大切なことです。また、伝言に行き違いがあったり、メールの不具合があったりという可能性もゼロではありません。担当者がいつメールを読むかも分からないものです。確実に辞退の意思が伝わったことを確認するためにも電話で話すことをおすすめします。

面接を辞退する時のメールの例文

面接を辞退するメールを送る際に必要な項目は以下の通りです。

件名は具体的に

(例)
面接辞退について
面接辞退のご連絡

宛名は会社名→部署名→担当者名の順番で

(例)
株式会社○○ △△部 ××様

要件を伝える前に、名前と大学名を名乗る

(例)
○○大学△△学部の××と申します。何度かお電話を差し上げましたが、お忙しいようでしたのでメールを送らせていただきます。

面接予定日時と、辞退したい旨、謝罪の気持ちを伝える

(例)
○月○日に面接の機会をいただいておりましたが、この度面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。せっかく面接の機会をご用意いただいたにも関わらず、このような連絡になってしまい大変申しわけありません。

締めの挨拶文

(例)
末筆ではございますが、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

署名

(例)
面接 太郎
○○大学△△学部
xxxxx@smail.com
090-xxxx-xxxx

まとめ

面接の辞退をすることは、採用担当者にとってもいい気持ちがするものではなく、直接伝えることを躊躇する気持ちはよくわかります。しかし一度辞退を決めたのであれば、きちんとその旨を伝えることで、それ以上時間を掛けさせて迷惑になったり、不快な気持ちにさせたりということを防げます。辞退の連絡はなかなか気が進まないものですが、この記事を参考に、勇気を持って企業に連絡しましょう。

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