選考に悪影響を与えない、インターンを辞退する時の連絡方法と例文

  • 2018年01月10日更新
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インターンを辞退する時は、その後の選考に不利にならないよう、正しい手順できちんと報告する必要があります。この記事では、辞退を伝える手段や連絡する時間帯、例文など、社会人として心得ておくべき基本的な手順を紹介します。

目次

  1. そもそもインターンを辞退していいの?
  2. 本選考に影響するかどうかは、あなたの対処法次第で決まる
  3. インターンの辞退はいつまでに報告すべき?
  4. インターン先の企業への連絡手段
  5. インターンの辞退を伝える時の注意点
  6. 伝えるべき内容と例文
  7. 電話・メールにまつわる困った時の対処法
  8. まとめ

 

 

そもそもインターンを辞退していいの?

突然風邪を引いてしまったり、試験と重なってしまったり、はたまた他社のインターンと重なってしまったり、辞退せざるを得ない状況は多々あります。

自分から申し込んだインターンを、果たして辞退してもいいのでしょうか。その後の選考に不利になるのではないか、と不安に思う方も多いと思います。

しかし、安心してください。インターンを辞退したからといって、その後の選考で不利になることは滅多にありません。

ただし気をつけるべきことが1点あります。

それは、辞退する時の対応方法です。ひとたび対処法を誤ると「だらしない人」「常識を知らない人」「信用できない人」など、ネガティブなレッテルが貼られてしまい、自ら選考に不利な立場に陥ってしまう可能性があります。

そうならないためにも、辞退をすることが決まったら、正しい手順で辞退を申し出る必要があります。

本選考に影響するかどうかは、あなたの対処法次第で決まる

インターンを辞退することが本選考に与える影響は、ほとんどないと考えて問題ありませんが、上述の通り、あなたの対応次第では不利に働く可能性があります。

無断欠席は社会人として絶対にやってはいけない行為ですが、困ったことに学生の中にはこれをやってしまう人がいます。

無断欠勤をしてしまうと、担当者や他の参加者に迷惑をかけることになります。そのような人がいくら面接で志望動機を熱弁しても、信ぴょう性に欠けるため面接官を説得できません。

また、急ぎ連絡をすべきところでメールを使ってしまうなど、相手への配慮に欠けた行為も避けるべきです。

それでは、いつまでに、どんな手段で、どのように辞退の申し出をすればいいのでしょうか。

インターンの辞退はいつまでに報告すべき?

辞退が決まった時に連絡しよう

連絡は、早ければ早いほど良いです。辞退が確定した時点で、すぐにインターン先の企業の担当者に連絡をしましょう。

エントリーしただけで、まだ参加が確定していない段階であっても、辞退が決まったら連絡を入れるのが社会人の鉄則です。

前日や当日に辞退が決まった時も、早めに連絡しよう

体調不良や予期せぬトラブルで、インターンの直前で辞退するような場合もあるでしょう。

そんな時は、できるだけ早めに連絡をしましょう。

営業時間内に電話で連絡をするのが理想ですが、営業時間外で担当と連絡がつかない場合は、先にメールで辞退の旨を伝えた後、電話で連絡をするようにしてください。

インターン先の企業への連絡手段

電話が鉄則、メールは最終手段

インターンの辞退を申し出るためには、まずは電話をかけましょう。メールは、電話がつながらなかった際の最終手段にしましょう。

ただし、担当と連絡がつかなかったり、営業時間外に急遽連絡が必要な時には積極的に使いましょう。

電話は午前中なら11時~12時もしくは午後にかけるのが理想

電話をかける場合、相手に配慮して迷惑でない時間を選びましょう。

朝一番は、会議や急ぎの仕事にあたっている可能性が高く、忙しい時間帯です。またお昼時は、休憩に出ているため電話がつながらなかったり、休憩を邪魔してしまう可能性があります。

午前中であれば11時過ぎ頃、もしくは午後に電話をかけましょう。

インターンの辞退を伝える時の注意点

誠意を持って伝える

基本的なことですが、辞退する時は誠意を持って伝える必要があります。どうすれば誠意が伝わるのでしょうか。

誠意は、相手に連絡する手段や時間帯、伝え方など、あらゆる場面で伝えることができます。

例えば、定型文をはめ込んだメール1通で辞退を伝えるのと、電話で自分の言葉を交えて伝えるのでは、伝わり方が全く異なります。

定型文のメールも間違いではありませんが、人と人とのやり取りであることを忘れずに、辞退する際は誠意を表すよう努めましょう。

メールを送る際は、誤字脱字がないよう再確認してから送ってください。

他社を優先する、ということを匂わせない

他社のインターンと日程が重なってしまい、止むを得ず辞退することがあるかもしれません。

そんな時、「他社のインターンに参加する」ということは伏せておくのが無難です。他社と比べて志望度が低いことを、わざわざアピールする必要はないからです。

伝えるべき内容と例文

伝えるべき内容

電話でもメールでも、伝えるべき内容は同じです。

次の順番で、要件を簡潔に伝えましょう。

  • 氏名
  • インターンの日付と、参加予定者だということ
  • 辞退する旨とその理由
  • 謝罪の言葉

もし、他社のインターンや試験等の予定と重なってしまい、日程を変更したい場合は、参加日をずらすことができるかどうか確認しましょう。

電話の例文

①担当者につなぐ

お忙しいところ失礼いたします。「○月○日」に、インターンシップの参加を申し込んでいる「就活太郎」と申します。ご担当の「○○さま」はお手すきでしょうか。

②担当者に辞退の旨を説明する

「○月○日」に、インターンシップの参加を申し込んでいる「就活太郎」と申します。お世話になっております。
実は、昨日より高熱が出てしまったため、今回のインターンシップの参加を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
せっかく貴重な機会を設けていただいたのに、このような結果になってしまい大変申し訳ありません。

③改めて謝罪し、締めの挨拶をする

この度は、お手数をおかけいたしまして申し訳ありませんでした。ご丁寧な対応をいただきましてありがとうございます。
それでは、失礼いいたします。

メールの例文

件名:○月○日インターンシップ辞退のご連絡

○○株式会社
人事部
○○様

お世話になっております。
○○大学△△学部3年の、就活太郎と申します。

この度、○月○日に貴社のインターンシップにお申し込みをさせていただきましたが、大学の試験の日程と重なってしまい、止むを得ずインターンシップの参加を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重な機会を設けていただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。

本来なら、お電話で直接お伝えすべきところ、メールでのご連絡になりましたことお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

-------------------------
就活太郎
shukatsutaro@xxxx.xx
080-XXXX-XXXX
○○大学△△学部3年
-------------------------

電話・メールにまつわる困った時の対処法

担当者と連絡がつかない!

電話をかけても担当の手がふさがっていて、なかなか連絡がつかないことがあるかもしれません。

そんな時は、伝言を伝えた後にメールで一報を入れておきましょう。メールを送っておけば、電話口のスタッフが伝言を伝え忘れてしまった時も安心です。

メールを送ったのに返信がない!

辞退の旨を記載したメールを送ったものの、担当から返信が来ないことがあるかもしれません。

そんな時は、焦らずにまず自分のメール受信フォルダをもう一度チェックしてみてください。もしかすると、担当者からのメールがあなたの迷惑メールフォルダに入っているかもしれません。

自分のメールボックスを隅々まで確認して、それでも届いていない場合は、営業時間内に電話で担当者に連絡してみてください。

まとめ

今回は、インターンを辞退する時の注意点や連絡方法、例文を紹介しましたが、参考になったでしょうか。辞退の連絡は、なかなか気が進まないもの。しかし、正しい手順できちんと報告をすれば、あなたの評価が下がることはありません。日程の調整も社会人に必要なスキルの一つです。お互いに気持ちよくやり取りができるよう、この機会に練習してみてくださいね。

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