【就活のメール対応全集】〜面接日程調整・お礼・面接辞退・返信〜

  • 2018年04月06日更新
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就活中、面接の前後に企業とメールのやり取りをするケースがあります。そんな時、どのように対応すべきでしょうか。今回は、面接の日程調整や面接後のお礼メール、また面接を辞退する時のメールのマナーを紹介します。

目次

  1. 面接の日程調整をする時のメールマナー
  2. 面接を辞退する時のメールマナー
  3. 面接後にお礼のメールは送った方がいいの?
  4. 企業から届いたメールの返信の方法
  5. 覚えておくべきメールの署名の書き方
  6. 就活用のメールアドレスにも注意が必要
  7. まとめ

面接の日程調整をする時のメールマナー

就活中、メールのやり取りで一番多いと言っても過言ではないのが、日程調整のメールです。
面接の日程調整をする時に社会人としてのマナーをわきまえていないと、面接を始める前から「常識がない人だ」という印象を持たれてしまいます。

面接の日程調整が必要な場合は、ネガティブな印象を与えないよう注意が必要です。

では、どのように伝えればいいのでしょうか。
次の記事では、面接の日程調整をする時のメールのタイミングや例文、伝え方のポイントを紹介しています。

面接の日程調整を依頼するときの電話・メール例文と選考に不利にならない理由

面接を辞退する時のメールマナー

内定が決まった後や、自分が思っていたイメージと違ったことが理由で、面接を辞退するケースも中にはあります。そんな時、どのように伝えればいいのでしょうか。

次の記事では、「そもそも、面接の辞退はメールでいいの?」という基本的な疑問から、面接を辞退する時の伝え方のポイントや、電話とメールの使い分け方、メールの例文など、面接を辞退する時の基本的なマナーをまとめて紹介します。

就活面接を辞退するときの正解はこれだ!【メール例文あり】

面接後にお礼のメールは送った方がいいの?

「面接後、面接官や採用担当者にお礼のメールを送った方がいいの?」と疑問に思う人がいるようです。お礼のメールを送らなかったからといって、選考に不利になったりマイナスの評価をされることはまずありません。

しかし、お礼のメールをもらうと誰でも嬉しいもので、知らないうちに「しっかりしている人だ」「熱意が伝わってくる」と感じてしまうのが人間です。

次の記事では、面接後にお礼のメールを送る時のポイントや、役立つ例文を紹介します。

面接官の印象に残るお礼メールの書き方と例文


企業から届いたメールの返信の方法

企業から届いたメールには、どのように返信するべきでしょうか。
基本的に、一斉送信や自動送信のメール以外には返信することをおすすめします。

返信する時に必ず必要な情報

メールを返信するときは、必ず下記の4点を盛り込みましょう。

・宛名

<例>
株式会社○○ 人事部 採用担当 ××様

・挨拶の一言

<例>
お世話になっております。
○○大学△△学部の就活太郎です。
ご連絡頂きましてどうもありがとうございます。

・締めの挨拶

<例>
引き続き、どうぞよろしくお願い致します。

・署名

<例>
就活 太郎
○○大学△△学部××
××××××@mail.com
090-xxxx-xxxx

件名は、変更せずそのまま送るのが常識

返信するときは、件名を変更する必要はありません。むしろ、件名を変更してしまうと「何の件だったっけ?」と思い出すのに時間がかかってしまう可能性があります。

企業から届いたメールに「Re:」をつけて、そのまま返信するようにしましょう。

覚えておくべきメールの署名の書き方

署名は、あなたがどこの誰であるかを伝える手段として、メールの末尾に添えるのがマナーです。
署名がなければ、誰からのメールか確かめるための手間を相手に取らせてしまいます。また、「常識がない人」と思われてしまう可能性も多々あります。

そのため、まだ学生とはいえ企業とメールのやり取りをする際には必ず署名をつけることをお勧めします。

メールの署名の書き方については、次の記事で紹介しています。ぜひチェックしてくださいね。

【テンプレあり】就活のメール署名の書き方と設定方法まとめ

就活用のメールアドレスにも注意が必要

就活用のメールアドレスは、普段使っているものをそのまま使うよりも、就活専用のメールアドレスを使うようおすすめします。
プライベートアカウントに就活のメールが飛んでくると、大切なメールが埋もれてしまいかねません。
また、就活用とプライベートのメールを一つのアカウントで管理することで、オンとオフの切り替えが難しくなります。

就活用のメールアドレスの決め方や、メールアカウントの管理方法は、次の記事で詳しく説明しています。気になる人はぜひチェックしてくださいね。

就活用メールアドレスの決め方とおすすめの管理方法


まとめ

今回は、就活中に企業とメールのやり取りをする際に必要なマナーをご紹介しました。社会人にとっては常識ですが、学生にとっては初めてのことばかりだったのではないでしょうか。特に、面接の日程変更や面接辞退などは、企業側にスケジュールを調整してもらう必要があり、手間を取らせてしまいます。社会人としてのマナーを守って対応しましょう。就活、がんばってくださいね。

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