就活の電話対応はこれで完璧!基本的なマナー・面接の日程調整・折り返しの例文を紹介します

  • 2018年02月22日更新
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
S624x416 telephone 2817221 1280

就活で企業の担当者に電話をするとき、どのような対応をするのが正解なのでしょうか。今回は、社会人として基本的な電話のマナーや、面接の日程調整の方法など、就活で電話を使うシーンごとに、気をつけるべきポイントや例文を紹介します。

目次

  1. 電話をかける前に準備するもの
  2. 電話をかける場所と時間帯
  3. 企業に電話をかける時の基本手順と例文
  4. 電話で面接の日程を調整する時
  5. 「折り返します」といわれた時の対処方法
  6. まとめ

電話をかける前に準備するもの

筆記用具とスケジュール帳を手元に用意する

企業に電話をかける時は、日程の調整や持ち物の確認等を行う場合を想定し、必ず筆記用具とスケジュール帳を手元に準備しておきましょう。

スケジュールをスマホアプリで管理している方は、電話で話しながらアプリを確認できるよう、イヤホンマイク等を用意して置くと便利です。

伝えるべき用件をまとめよう

電話をかける前に、伝えるべきことをまとめておきましょう。

メールの場合は、時間をかけて文章を作ったり、書き直すことができますが、電話はそうは行きません。そのため、伝えるべき用件を箇条書きにするなどして、電話をかける前にまとめておきましょう。

そうすることで、要点を簡潔にわかりやすく伝えるだけでなく、伝達漏れを防ぐことができます。

募集要項や応募書類に目を通しておく

すでに公開されている情報は電話をかける前に調べておきましょう。

募集要項を確認すれば済むことを、わざわざ電話で確認すると「下調べをしない人」というレッテルを貼られてしまいかねません。

募集要項や応募書類など、自分で手に入れられる情報は事前に目を通して置くのが社会人としてのマナーです。

電話をかける場所と時間帯

静かな場所で、落ち着いて話せるところでかけよう

事故やトラブルで面接に遅刻しそうな時など、緊急の時は仕方ありませんが、基本的に企業に電話をかける時は静かで落ち着ける場所を選びましょう。

できれば、手元に筆記用具を用意できる環境がベストです。

午前10時前や、19時以降は避けよう

始業前の朝10時前や、終業間際の18〜19時にかけるのは、できるだけ避けましょう。この時間帯は、忙しくて対応できないことが多々あります。

午前中なら11時前後、午後なら14時から17時の間に連絡をするのが望ましいです。

企業に電話をかける時の基本手順と例文

企業に電話をかける時は、

  • 氏名
  • 具体的な要件
  • 担当者への取次依頼

の3点を伝えましょう。

「あのー・・・」「すいませーん」など、ボソボソとした話し方や語尾を伸ばす話し方はNG。

ハキハキとわかりやすい声で話しましょう。

<例文>
お忙しいところ失礼いたします。
私、○○大学の就活太郎と申します。
新卒採用の件で、ご担当の○○様にご連絡差し上げました。
○○様はお手すきでしょうか。

電話で面接の日程を調整する時

面接の日程が決まったものの、どうしても都合がつかない時は、まずは日程変更の交渉をしましょう。

<担当者に取り次いでもらう時の例文>
お忙しいところ失礼致します。
私、○○大学の就活太郎と申します。
新卒採用の面接の件で、日程の調整が可能かどうか確認したくご連絡致しました。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご担当の○○さまはいらっしゃいますか。
<面接の日程変更をお願いする時の例文>
面接の機会をいただきまして、どうもありがとうございます。
ただ、ご提案いただいた日が大学の試験と重なっており、面接に伺えそうにありません。
試験以外の予定であれば、御社の面接を最優先したいのですが、
今回は卒業単位に関わる大切な試験のため、こちらで調整できませんでした。
恐れ入りますが、面接の日程を変更いただくことはできますか。

面接の日程変更を依頼する時、できるだけ具体的に理由を伝えましょう。志望度が低いと思われないよう、熱意を伝えることが大切です。

日程の調整が可能な場合は、あらかじめ用意した別の候補日を伝えてください。

「折り返します」といわれた時の対処方法

よく、企業から「折り返します」といわれた時にどうすればいいのか悩む学生がいます。

企業から「後ほど折り返します」といわれた時は、企業側もその方が都合が良いことがほとんどです。その言葉に甘えて、折り返しの連絡を待ちましょう。

その際、都合の悪い時間帯があったら事前に伝えておくとスムーズです。

こんな時どうする?電話でよくある悩み

相手の声がよく聞こえない時

一番やってはいけないのが、分かったフリをすることです。

電波状況が悪くなったり、雑音が入ることはよくあります。そのため、素直に「すみません、電波状況が不安定で途切れてしまいました。もう一度ご説明いただけますでしょうか」と伝えてください。

ちなみに「え?」「はい?」と聞き返すのはNGです。

折り返しの電話がかかってこない時

「担当から折り返します」と言われたのに、いくら待てども電話がかかってこない。そう悩む学生も多々います。約束していた日から1日〜2日経っても電話がかかってこない時は、改めてこちらから掛けてみましょう。

<担当者に取り次いでもらう時の例文>
お忙しいところ失礼いたします。
私、○○大学の就活太郎と申します。
新卒採用の件で、ご担当の○○様にご連絡差し上げました。
○○様はお手すきでしょうか。
<担当者に代わった時の例文>
お忙しいところ失礼いたします。
○○大学の就活太郎です。
先日はお忙しいところご対応いただきましてどうもありがとうございました。
以前お電話でお話していた○○の件ですが、その後の経過をお知らせいただきたくご連絡致しました。
<担当者が不在の時の例文>
実は、○日に折り返しご連絡をいただけると伺いましたが、
本日の時点でご連絡がなかったため、こちらからご連絡させていただきました。
改めて○○様がいらっしゃる時にご連絡させていただきます。
お手数ですが、お電話があった旨を○○様にお伝えいただいてもよろしいでしょうか。

上記の例文のように、丁寧に伝えれば失礼にはならず、相手も悪い気はしません。ぜひトライしてみてください。

企業からの電話に出れなかった時

面接の結果や、面接の日程調整の件で企業から電話がかかってくることがあります。そんな時、電話に出れなかったからといって落ち込むことはありません。

着信番号が非通知の場合は、次の連絡を待つしかありませんが、電話番号が表示されている場合は折り返し電話をかけてみましょう。

<折り返しの電話例文>
私、○○大学の就活太郎と申します。
先ほど、こちらの電話番号から不在着信があり、折り返しのご連絡を致しました。

担当者の名前がわからない時

担当者の名前が分からなくても、焦る必要はありません。

基本的な電話の手順は同じです。

  • 氏名
  • 具体的な要件
  • 担当者への取次依頼

の3点を伝えましょう。

担当者に取り次いでもらう時、名前の代わりに「どなたか分かる方はいらっしゃいますか?」「ご担当者様はお手すきでしょうか。」と尋ねることで、採用担当に取り次いでもらえます。

<例文>
お忙しいところ失礼致します。
私、○○大学の就活太郎と申します。
新卒採用の面接の件で、日程の調整が可能かどうか確認したくご連絡致しました。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご担当者さまはいらっしゃいますか。

担当者がいない場合は、例文のように要件は具体的に伝えるのがポイントです。

まとめ

今回は、就活で企業に電話をかける時の基本的なマナーや、シーンごとの対応方法を例文を交えて紹介しました。いかがでしたか?企業に電話をかけることに苦手意識をもつ人がたくさんいます。しかし、今回紹介した電話の対応方法は社会人になってもずっと使えるマナーです。今のうちに覚えて置いて、周りの就活生と差をつけてくださいね。

    関連する記事

    この記事に関連するキーワード

    新着の求人最近公開された求人

    話題のキーワードキーワード一覧

    月間ランキング月間アクセスランキング

    週間ランキング週間アクセスランキング