面接の日程調整を依頼するときの電話・メール例文と選考に不利にならない理由

  • 2018年01月22日更新
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面接の日程が決まったものの、他社の選考と被ってしまったり、ゼミの発表や試験と被ってしまうことは多々あります。そんなとき、どんな手段で、どのように日程の調整をしたら良いのでしょうか。ここでは、連絡手段やタイミング、電話やメールの例文を紹介します。

目次

  1. そもそも面接の日程変更をしてもいいの?
  2. 面接の日程変更をするときの連絡のタイミング
  3. 選考に不利にならない理由と伝え方
  4. 日程の調整は1つの企業につき1度だけにしよう
  5. 日程調整の連絡は電話?メール?
  6. 好印象を与える、面接日程調整の例文
  7. 面接の日程調整をしてもらったら、お礼しよう
  8. まとめ

そもそも面接の日程変更をしてもいいの?

そもそも、面接の日程変更をしてもいいの?選考に不利にならない?と不安に感じる方もいると思います。

社会人としてのマナーを守り正しい手順で依頼をすれば、面接の日程を変更しても選考に不利になることはありません。

企業も、応募してくる学生が学業や他社の就職活動に従事していることを理解しています。企業から提案された日程に都合がつかない場合は、正直にその旨を伝えて日程の調整をしてもらいましょう。

面接の日程変更をするときの連絡のタイミング

面接に行けないことが分かった時点で、すぐに連絡するようにしましょう。

日程調整の必要が判明したのが夜間や早朝の場合は、翌営業日に連絡してください。

ただ、面接の前日や当日に行けないことが分かった場合、夜間や早朝でもメールを1通送っておくようにしましょう。その後、翌営業日に電話で連絡を入れます。

選考に不利にならない理由と伝え方

学生が一番気にしているのが「面接の日程調整をしたら、その後の選考に不利になるのではないか」ということです。

「この学生は、うちの優先順位が低い」と感じさせることがなければ、日程調整をしても選考に不利になりません。

では、日程調整の理由をどのように伝えるのが得策でしょうか。状況に応じた説明の仕方を紹介します。

他社の選考と日程が被ってしまった場合

他社の選考と日程が被ってしまった場合は、理由を伝える時に「優先順位や志望度が低い」と暗に伝えてしまわないよう、注意が必要です。

例えば、

・ご提案いただいた日程ですが、すでに先約が入っておりましてどうしても都合がつきません。
・前の企業の面接が○時まであり、スケジュールがタイトになってしまうため、日程を調整いただきたく存じます。

と伝えると、採用担当者も嫌な気分にならずスムーズに調整が進みます。

テストやプレゼンなどの学業と都合がつかない場合

学業の予定とダブルブッキングしてしまった場合は、正直にその旨を伝えましょう。

学生の本業は勉強だということも、企業側は心得ています。下手に理由を誤魔化さず、「卒業に関わるゼミの発表があるため」「学期末試験と重なっているため」と伝えるのが得策です。

寝坊や日程間違いの場合

寝坊や日程の認識間違いは、社会人としてあるまじき行為です。

しかし、誰しも寝坊してしまうこともあります。

寝坊の場合、下手に「親族の不幸があった」「前の選考が長引いている」など嘘をつかず、正直に伝えましょう。この時、反省している気持ちを伝え、二度と同じことを繰り返さないよう対策を考えましょう。

日程の調整は1つの企業につき1度だけにしよう

日程の調整は、基本的に1度だけに留めるよう心がけましょう。

何度も日程の調整を依頼すると、「この子はうちの志望度が低そうだ」「スケジュール管理ができない子なのか」と思われてしまいます。

その後の選考に不利にならないよう、1つの企業の日程調整は1度きりにしましょう。

日程調整の連絡は電話?メール?

まずは電話で連絡しよう

社会人にとって、日程調整は学生が思っている以上に重要です。

そのため、まずは電話で連絡するようにしましょう。

電話をかけて通じなかった場合や、担当者が不在のときに限り、メールで連絡するのが適切な対処法です。

電話をかける時間帯は、朝一やお昼休憩時間、終業間近の時間帯を避け、午前10時~11時、午後14時~17時を目安に連絡しましょう。

メールは電話が繋がらなかったときの二次的手段

メールは、電話が繋がらなかったときや担当が不在の時に使いましょう。

担当者が確認した時に、あなたのメールが他のメールに埋もれて後回しにならないように、件名に「面接の日程調整のお願い」と具体的に記載しておきましょう。

また、よく返信不可の「送信専用メールアドレス」にメールを送ってしまう学生がいますが、これでは担当者にメールが届きません。

あなたがメールを送る宛先のアドレスが、本当に採用担当者に届くものか確認しましょう。

前日や当日の朝なら、必ず電話で連絡しよう

面接の前日に風邪を引いてしまったり、突然の不幸があることも十分想定できます。

そんな時は、必ず電話で連絡をしましょう。

担当が不在の場合は、まずは「面接にいけない」という伝言を伝えてもらいましょう。その後メールで日程調整の依頼をすると、その後の対応がスムーズに進みます。

好印象を与える、面接日程調整の例文

電話で面接の日程調整をするときの例文

⒈ 担当に繋いでもらう
お忙しいところ恐れ入ります。
私、○○大学○○学科4年の、就活太郎と申します。
お世話になっております。
面接の日程調整の件でご連絡いたしました。
ご担当の○○さまはお手すきでしょうか。

⒉ 日程調整の依頼をする
お忙しいところ恐れ入ります。
私、○○大学○○学科4年の、就活太郎と申します。
先日は面接の日程をご案内いただきありがとうございました。
実は、ご案内いただいた日程が大学の試験と被ってしまったため、
再度日程を調整いただけないか確認したくご連絡致しました。
面接の日程を調整いただくことはできますか。

⒊ 日程調整(3パターン)
・来週の水曜日以降なら、いつでも伺うことができます。
・候補日を申し上げます。○月○日○時~、○月○日○時~、○月○日○時~、○月○日○時~です。
・候補日は後ほどメールで伝えた方がよろしいでしょうか。

⒋ 調整後の日程の確認
ありがとうございます。それでは、○月○日○時にお伺いいたします。

⒌ お礼を伝える
こちらの都合で、ご迷惑をおかけして申しわけありません。
お忙しいところ日程を調整いただきありがとうございました。
それでは、失礼致します。

メールで面接の日程調整をするときの例文

件名:面接の日程調整のお願い

○○商事株式会社
人事部 新卒採用担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学科4年の、就活太郎と申します。

先日は、面接の日程をご案内いただきありがとうございました。
このような機会を設けていただけて、大変嬉しく思います。

ただ、あいにく○月○日は13時から卒業に関わるゼミのプレゼンテーションがあり、
ご提案いただいた日時に面接に伺うのが難しい状況です。

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、
下記の日程の中で面接の日程を再度調整いただくことは可能でしょうか。

○月○日○時~
○月○日○時~
○月○日○時~
○月○日○時~
○月○日○時~

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただけますようよろしくお願い致します。


----------------------------
就活太郎
000-0000-0000
shukatsutaro@xxxx.xxx.xx

○○大学○○学科4年
----------------------------

 

面接の日程調整をしてもらったら、お礼しよう

日程調整後にメールを1通入れておくと好印象

面接の日程調整ができたら、確認の意味も込めて改めてメールで感謝の気持ちを伝えましょう。

きちんとコミュニケーションが取れる人だという印象を与えておけば、採用担当者も安心できます。

日程調整後のお礼メールの例文

件名:面接日程調整のお礼

○○商事株式会社
人事部 新卒採用担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学科4年の、就活太郎と申します。

先ほどは、面接の日程調整をしていただきどうもありがとうございました。
柔軟にご対応いただき感謝いたします。

○月○日○時○分に、面接に伺います。

引き続き、どうぞよろしくお願いいいたします。

----------------------------
就活太郎
000-0000-0000
shukatsutaro@xxxx.xxx.xx

○○大学○○学科4年
----------------------------

面接当日に、はじめにお礼を伝えよう

面接当日、はじめに一言「面接の日程を調整いただきありがとうございました。」と伝えることで、「きちんとした人」という第一印象を与えることができ、その後の面接を円滑に進めるきっかけを作れます。

目の前にいる面接官が日程を調整した訳ではないかもしれませんが、きちんとお礼を伝えることが必要です。

まとめ

今回は、面接の日程を調整する時の手段や適切な伝え方、電話・メールの例文を紹介しましたが、いかがでしたか?適切な手順を踏んで日程を調整すれば、その後の選考に不利になりません。面倒がらず、今回紹介したような社会人としてのマナーを守ってきちんと連絡してくださいね。

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