【テンプレあり】就活のメール署名の書き方と設定方法まとめ

  • 2017年07月03日更新
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目次

  1. 就活で企業に送るメールには署名が必須!
  2. 就活生がやりがちなNGメール署名例
  3. ビジネスパーソンはこんな署名を使っている
  4. 就活生が実践したい署名の書き方
  5. 就活生専用!署名テンプレートデザイン
  6. 就活生も使うべき!署名の設定の仕方
  7. まとめ

就活で企業に送るメールには署名が必須!

署名は、送り主の名前や連絡先、所属が記載されているものです。署名があると、どこの誰から送られてきたメールなのか一目でわかるため、ビジネスシーンで送るメールには必ず末尾に署名を入れます。

就活においても例外ではありません。しかし、キャリアパーク!が今年1月に行ったアンケートによると、就活生の約半数以上が「署名が必要だということを知らなかった」というデータが出ています。

それもそのはず。普段友人とのメッセージのやり取りをする中で、自分の名前や連絡先を末尾につけるようなことはないからです。第一線で活躍するビジネスパーソンでさえ、プライベートで使うメールには署名をしないことがほとんど。

しかし、ビジネスや就活のシーンでは「信用」や「利便性」の観点からメールの末尾には必ず署名を入れるのがお約束です。この記事を読んで、メールの署名の書き方をマスターしましょう!

就活生がやりがちなNGメール署名例

連絡先を書いていない

メールの場合、「アドレスを記載せずともメールの送り主の部分にアドレスが記載されているため、わざわざ署名部分に載せなくてもいいか」と考えがちですが、これはNGです。

メールアドレスや電話番号をきちんと記載しましょう。

派手な飾りを使っている

署名部分の飾りに、キラキラとした派手なデザインを使う方がいます。プライベートで使うメールでは問題ありませんが、就活で使うメールでは避けたほうが無難です。

メールの文面や体裁も身だしなみの一つと考え、シンプルでビジネスシーンに適したものを選びましょう。

誤字脱字がある

メールを送るたびに署名を打ち込んでいる場合に起こりがちなミスに、誤字脱字があります。メールアドレスや電話番号の部分に間違いがあると、いざ採用担当者があなたに連絡をとろうと思ってもメールが届かなかったり電話が繋がらない場合があります。

こういった初歩的なミスを避けるためにも、メールの署名機能を使いましょう。あなたが送信するすべてのメールに、登録した署名を記載するよう設定することで、ミスがなくなり手間も省けます。

ビジネスパーソンはこんな署名を使っている

では、実際に多くのビジネスパーソンたちが使っている実例を紹介します。

出典:http://faq.epsondirect.co.jp/

メールの下部にあるのが、署名です。メールマガジンやDM等で見たことがある方も多いと思います。

このように、送り主の名前だけでなく所属や連絡先の情報がまとまって記載されているため、いざ電話やメールで連絡しようと思っても名刺を探す手間が省けます。

また、どこの誰から届いたメールなのか一目瞭然なので、安心感と信頼感を与えることができます。

就活生も、この基本的なフォームをお手本にして自分の署名をつくることをおすすめします。

就活生が実践したい署名の書き方

就活生が実践するべき署名は以下の項目に自分の情報を当てはめるといいでしょう。

大学・学部・学科・学年

ビジネスパーソンは通常、ここに企業名や所属を記載しますが、就活生の場合は大学名を記載しましょう。ここに大学名や学部学科の情報があることで、採用担当者が就活生からのメールであることに気づけるからです。

氏名 (フリガナもしくはローマ字)

氏名は、姓と名の間にスペースを入れて読みやすいよう工夫をしましょう。フリガナをつけることで、読み間違いを防ぐことができます。また、外資系の企業や海外展開をしている企業に宛てる場合は、採用担当者が必ずしも日本人であるとは限りません。そんな時はローマ字表記をつけておくと親切です。

メールアドレスと電話番号

メールアドレスと電話番号は、企業があなたにコンタクトを取る上で必要な情報です。必ず記載しましょう。よく「メールの送り主情報を見ればわかるはず」「エントリーシートにも書いたから大丈夫」という理由から、メールアドレすや電話番号の情報を省く就活生がいますが、これはNG。採用担当者に手間をかけないためにも、メールアドレスと電話番号は必ず記載しましょう。

住所

住所は郵便番号から記載するのが一般的です。マンション名や建物名も、省略せず書きましょう。見やすさを優先するため、漢数字ではなくアラビア数字を使って番地等を記載します。

就活生専用!署名テンプレート

シンプルな飾り罫戦でどんな業界にも対応!

例1
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
○×大学△△学部◾︎◾︎学科4年
就活 一郎(Ichirou SYUUKATSU)
E-mail: i.syuukatsu1228@xxxx.jp
Tel: 090-XXXX-XXXX

000-0000
東京都千代田区○○1-1-1
コーポ△△201号室
ーーーーーーーーーーーーーーーーー

 

例2
>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
○×大学△△学部◾︎◾︎学科4年
就活 一郎(Ichirou SYUUKATSU)
E-mail: i.syuukatsu1228@xxxx.jp
Tel: 090-XXXX-XXXX

000-0000
東京都千代田区○○1-1-1
コーポ△△201号室
>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

ちょっと飾りを加えて優しい印象に

例1
+・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・+
○×大学△△学部◾︎◾︎学科4年
就活 花子(Hanako SYUUKATSU)
E-mail: i.syuukatsu1228@xxxx.jp
Tel: 090-XXXX-XXXX

000-0000
東京都千代田区○○1-1-1
コーポ△△201号室
+・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・+

 

例2
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○×大学△△学部◾︎◾︎学科4年
就活 花子(Hanako SYUUKATSU)
E-mail: i.syuukatsu1228@xxxx.jp
Tel: 090-XXXX-XXXX

000-0000
東京都千代田区○○1-1-1
コーポ△△201号室
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就活生も使うべき!署名の設定の仕方

署名というのは実はメールを送るたびに手入力で打ち込む必要はありません。署名は自動的に記載することができます。ここからはGmail Outlook Macについてそれぞれの自動署名の設定の方法を紹介していきます。

Gmail

1.画面右上のオプションマークをクリック➡全般タブを表示

2.署名を入力➡変更を保存

3.メール作成で署名を確認

参考URL:http://www.appsupport.jp/

Outlook 

1.新しいメッセージの作成

2.メッセージタブ➡挿入➡署名➡署名

3.編集する署名の選択➡新規➡新しい署名➡入力

4.既定の署名の選択

5.署名の編集➡確定

参考URL:https://support.office.com/

Mail(Mac標準メーラー)

1. 署名機能の設定

システム環境設定➡署名➡アカウント選択➡カラム➕選択

2. 新規メール作成が画面で確認 (カスタマイズからチェックボックスの位置を確認)

まとめ 

今回は、就活で企業にメールを送る際の署名の書き方や、設定方法を紹介しました。顔が見えないメールのやり取りだからこそ、きちんとしたビジネスマナーを身につけ、企業にいい印象を残したいものです。就活では慣れないことばかりで大変かと思いますが、今が頑張り時。みなさんの就活がうまくいくよう、応援しています!

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