履歴書の封筒の書き方と心得ておくべきマナー

  • 2018年03月01日更新
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
S624x416 cf6aa03572cac7e39aa2cd9e9d5e5aa5 m

企業に履歴書を送る際は、封筒の宛名の書き方や同封物にもルールがあります。今回は、新卒就活生のために履歴書を送る際の封筒の書き方の基本と心得ておくべきマナー、注意すべきポイントを紹介します。

目次

  1. 履歴書だけではダメ?封筒に入れる書類4つ
  2. 茶色?白色?履歴書を送る封筒の色とサイズ
  3. 常識だからこそ気をつけたい、履歴書を送る封筒の書き方
  4. 見落としがちな封筒裏面の正しい書き方
  5. 履歴書封筒の「添え状」で他の就活生と差をつける!
  6. 最終確認でミスを防ごう
  7. 郵送するなら、窓口で出すのがオススメ
  8. まとめ

履歴書だけではダメ?封筒に入れる書類4つ

企業に履歴書を送付する際は、基本的に履歴書・提出書類・添え状(送り状)・クリアファイルの4つを同封します。

⒈ 履歴書

抜けや漏れがないか、しっかり確認しましょう。捺印を忘れてしまうと、受理されないことがあるので注意が必要です。

⒉ 提出書類

履歴書の他に、エントリーシートや作文などの課題の提出を求められている場合は、履歴書に同封します。提出書類の有無は、募集要項などを参照しましょう。

⒊ 添え状

添え状とは、受取人に「いつ」「誰から」「誰に」「何を」「いくつ」送っているのかを伝えるものです。学生にとっては馴染みがないかもしれませんが、社会人にとっては当然のマナーです。何かを送る際には必ず添え状をつけましょう。

ただし、企業側から「履歴書のみ送付してください」と指定がある場合には、送付状を作成する必要はありません。企業の指示に従うことも、社会人としてのマナーです。

⒋ クリアファイル

万が一、郵送中に雨で履歴書が濡れたり折れたりしないよう、クリアファイルを使って保護しましょう。クリアファイルに挟む順番は上から【添え状、履歴書、提出書類】です。また、取り出した時に書類が逆さまにならないよう、向きをそろえる配慮も必要です。

なお、企業側から「履歴書のみ送付してください」との指示がある場合には、クリアファイルを使う必要はありません。

茶色?白色?履歴書を送る封筒の色とサイズ

送付物が揃ったら、次は封筒を用意しましょう。ここでは、履歴書を送付するのに適した封筒の色と大きさを解説します。

茶封筒でも問題はないが、白い封筒の方が印象が良い

封筒の色は、特に指定がない限り白でも茶色でも構いません。

しかし、白い封筒は茶封筒よりも「改まった印象」があり、履歴書や応募書類の送付に適しています。受け取る側に、誠意や熱意を伝える意味でも、白い封筒を使うことをおすすめします。

履歴書を折らずに入る「角2」封筒を選ぼう

封筒の大きさは、提出書類を折らずに入れることができるサイズを選びましょう。

間違っても、三つ折りにして提出しないようにしましょう。

提出書類の多くはA4サイズなので、角形2号(角2)もしくは角形A4を用意しておけば安心です。もちろん、企業からの封筒の指示がある場合は、指示にあるものを用意しましょう。

常識だからこそ気をつけたい、履歴書を送る封筒の宛名の書き方

封筒の表面には、郵便番号・住所・宛名・「履歴書在中マーク」の4つの情報を記載します。それぞれのポイントを見ていきましょう。

⒈ 郵便番号は分かりやすく丁寧に

郵便局では、郵便番号を機械で読み取り、振り分け作業を行います。分かりにくい数字だと、正しく振り分けられず郵送に時間がかかってしまう場合があります。提出期限までに書類が確実に届くよう、郵便番号は分かりやすく丁寧に記入しましょう。特に「1」と「7」、「0」と「6」などは意識する必要があります。

⒉ 住所は省略しないこと

住所は省略せずに、都道府県から書きましょう。番地も「-」で省略せずに、「●丁目●番地」と書きます。住所が2行になる場合は、2行目は1文字下げて書くのが一般的です。2行目が短い場合は、全体のバランスを考え、下そろえになるように書きましょう。

⒊ 宛名は敬称に気をつけて

宛名は住所より大きめに書きます。「(株)」の字は省略せず「株式会社」と正式名称で記載しましょう。敬称は、会社や組織に送る場合は「御中」、担当者など人に送る場合は「様」を使うのが原則です。

<担当部署に送る場合>
●●株式会社
人事部 新卒採用事務局 御中

<人事担当者に送る場合>
●●株式会社
人事部 △△ 様

⒋ 忘れてはいけない「履歴書在中」マーク

封筒に何が入っているか分かるように「履歴書在中」と赤字で明記し、四角で囲いましょう。

「履歴書在中」の文字がなければ、受け取ってもらえない可能性もあるので、忘れずに書きましょう。

⒌ 手渡しをする場合の封筒おもて面の書き方

手渡しをする場合は、宛先を書く必要はありません。封筒おもて面の左下に「履歴書在中」と朱書きし、提出しましょう。

提出する場合、「封筒から取り出してください」と指定された場合は、履歴書や必要提出書類のみを渡すようにしましょう。封筒や添え状は不要です。

見落としがちな封筒裏面の正しい書き方

封筒の裏側には、差出人の情報を記入します。記載項目は、次の3つです。

⒈ 封の上に「〆」印を書く

糊付けした封に「〆」印を書きます。これは「差出人が封をしました」というサインになります。セロハンテープは剥がれてしまう可能性が高いので、避けましょう。

⒉ 自分の住所と名前は分かりやすく丁寧に

差出人の郵便番号・住所・氏名を封筒裏面の左下に記載します。この記載があれば、万が一宛先に不備があった場合は、差出人の手元に戻ってきます。

手渡しをする場合でも、差出人を書くのがマナーです。

⒊ 封筒の裏面にも郵送日を記入しよう

封筒裏面に郵送日を記入します。ここの日付は、履歴書と添え状の日付とそろえましょう。通常、左上に和暦漢数字で記載します。

履歴書封筒の「添え状」で他の就活生と差をつける!

常に「受け取った相手がどう感じるか」を気にかけることが、社会人としてのたしなみです。受け取った人が「どんな書類が」「誰から」「何通」届いたのかを瞬時に認識できるよう、次の6項目を必ず盛り込みましょう。

⒈ 日付

右上に投函日を記載します。西暦/和暦はどちらでも構いませんが、履歴書の学歴欄とそろえるのが一般的です。例えば、履歴書の学歴部分に和暦を使って「平成29年3月」と記載した場合は、添え状の日付も「平成」で記入します。

⒉ 宛名

会社名・部署名・担当者名を左上に記載しましょう。この時、部署や組織宛の場合は「御中」を、担当者宛の場合は「様」をつけます。

⒊ 送り主

自宅住所、大学名、学部学科名、氏名を記入します。

⒋ タイトル

タイトルは、内容物を簡潔に示すものにしましょう。中央そろえにするのが一般的です。

⒌ 文面

応募理由や志望理由など簡潔に盛り込むと、好印象を与えます。社会人のマナーとして「拝啓」で書き始め「敬具」で締めましょう。

⒍ 内容物

「記」は中央そろえに、内容物は箇条書き左揃えにして記載しましょう。書類の最後には必ず右下に「以上」と記載します。

最終確認でミスを防ごう

封筒と同封物の準備が整ったら、最終確認をしましょう。提出前に、書類に不備がないかしっかりと確認することも、社会人として大切な要素です。

  • 住所に不備がないか
  • 宛名に間違えがないか
  • 宛名に不備があった場合、戻ってくるように差出人の住所と氏名が書いてあるか
  • 封筒の内容物が履歴書と分かるように「履歴書在中」と書いてあるか

上記の項目を確認してから、提出期限に余裕を持って郵送しましょう。履歴書は「一般信書」に分類されるため、郵便局から一般郵便として送りましょう。期日に間に合わせるために、速達を使っても構いません。ただし、簡易書留は受取人のサインや押印が必要になるため、避けましょう。

郵送するなら、窓口で出すのがオススメ

最後に、郵送する場合はできる限り郵便局の窓口から送ることをオススメします。

というのも、窓口から送付すれば

  • 金額不足で届かない
  • 期日に間に合わなかった

などといった最悪のトラブルを避けることができるからです。

自分で適当に切手を貼って送ると、切手不足で届かない場合があります。窓口で出せば、こういったトラブルを避けることができます。

通常、郵便局のホームページで公開されている配達日数は、「郵便局で処理をしてから、送り先に届くまでの日数」になっています。

「ポストに投函した日から、送り先に届くまでの日数」ではないので、注意が必要です。

ポストの集荷時間によっては、投函した日に郵便局で発送の処理をしてもらえないことがあります。そのため、確実に期日に間に合うよう送るには、窓口から送付するのが賢明です。

期日ギリギリの場合は、窓口の担当者に「○日必着で送りたいのですが、普通郵便で大丈夫ですか?それとも速達の方が良いですか?」と聞いてみましょう。最適な方法を提案してもらえます。

まとめ

今回は、履歴書を送る封筒の書き方や同封物、郵送時の注意点を紹介しました。これらのマナーは、社会に出てからすぐに必要とされ、一生使います。履歴書を送る段階から、すでに先行が始まっているものと考え、気を引き締めて準備を整えていきましょう。

    関連する記事

    この記事に関連するキーワード

    話題のキーワードキーワード一覧

    月間ランキング月間アクセスランキング

    週間ランキング週間アクセスランキング