《決定版》エントリーシート郵送時の封筒の書き方・選び方・添え状マナー

  • 2018年03月27日更新
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
S624x416 shutterstock 578285326

​エントリーシートが完成したら、いよいよ送付の準備です。封筒の選び方、書き方、同封するものなど色々な疑問が湧いてくるはず。ここでは、エントリーシートを送付する際の封筒や同封物のマナーについてご説明します。

 

目次

  1. エントリーシートを送る封筒の選び方
  2. エントリーシートの封筒発送方法
  3. 封筒おもて面の宛名の書き方   
  4. 「エントリーシート在中」の書き方
  5. 封筒うら面の書き方  
  6. エントリーシートの送付に添え状は必要?
  7. エントリーシートを提出する時クリアファイルやクリップは必要なの?
  8. 封筒を閉じる時はノリ?テープ?
  9. まとめ

エントリーシートを送る封筒の選び方 

封筒といっても様々な種類があるため、エントリーシートの送付にはどれがふさわしいのか迷ってしまいますよね。ここでは、エントリーシートを送るのに適した封筒と選び方を紹介します。

大きさは角形2号が一般的

まず気を付けたいのが大きさです。

エントリーシートを折り曲げて提出することは社会人としてマナー違反です。

A4サイズのエントリーシートであれば「角形2号」の封筒を折り曲げずに入れることができるためビジネスシーンでは重宝されます。

また、横型ではなく縦型の封筒を使いましょう。封筒の色は茶色でも良いと言われていますが、特に指定がない場合は白が無難です。封筒の宛名を書く側に書類のおもて面がくるようにそろえて入れましょう。

封筒の大きさと重量によって、送料が変わる

切手は、できるだけ枚数を少なくするよう心掛けましょう。

角形2号の封筒の場合、定形外郵便に分類されるため通常料金とは異なります。重さによっても郵送料金が変わってくるので、できれば郵便局の窓口で料金を確認するのが確実です。

くれぐれも、切手が必要料金を満たしていないなどのミスがないように気を付けましょう。料金不足のエントリーシートが届いても、たいていの企業は受け取り拒否をして差出人の元に戻します。

少しでも不安な時は、面倒がらず郵便局の窓口に足を運ぶことをおすすめします。

エントリーシートの封筒発送方法

郵便で送るのが一般的

エントリーシートの発送の方法は様々な手段が考えられますが、基本的には普通郵便で送りましょう。

普通郵便では、相手の元に届くまで通常1~3日の時間を要するため、応募期限に余裕をもって計画的に準備を進めることが大切です。

応募企業に確実に届いたことを確認したい場合は、特定記録郵便を活用することをおすすめします。相手の手を煩わせることなく、配達状況を確認できます。

どんなに急ぎの場合でも、バイク便や持ち込みはNG

メール便やバイク便、簡易書留などは、エントリーシートの到着時にサインや捺印での受け取りの手間が必要になるので絶対にやめましょう。

募集時の指定でこれらの方法でエントリーシートを送付することを禁止している企業も多く見られます。受け取る相手のことを考えることは大切なビジネスマナーのひとつです。

締め切りギリギリの時の対処法

エントリーシートの応募受付の期限が間近に迫っている場合は、郵便の速達で送付しましょう。ただ、速達で送るにしろ必ず期日に間に合う保証はありません。確実に間に合うよう、時間に余裕をもって準備を進めましょう。

また、郵便局の私書箱宛ての場合は、企業の私書箱が設置されている郵便局に持ち込むというのも一つの手です。

封筒おもて面の宛名の書き方 

封筒の宛名は、一般的に縦書きです。

住所は右上から省略せずに書こう

住所は右端から2センチほどの余白を取り、都道府県名から送り先の住所を正確に書きます。2行に渡る場合は区切りに配慮し、2行目の頭文字を一文字下げて書きましょう。

宛名は封筒の中央に大きく書こう

宛名は封筒の中央に、住所の文字の大きさよりも少し大きめに書きます。

企業や部署など団体名で書くなら「御中」とし、担当者や個人名など特定の人に宛てる場合は「様」とします。

すでにご存知の方もいらっしゃるとは思いますが、株式会社を(株)と略すのはマナー違反なので絶対にやめましょう。

<企業名だけが分かっている場合の宛名>
○○株式会社 ご担当者 様

<企業名と担当部署が分かっている場合の宛名>
○○株式会社 ○○課 御中

<採用担当者まで分かっている場合の宛名>
○○株式会社 ○○課 ○○ 様

「エントリーシート在中」の書き方 

封筒の左下に赤いペンを使って「エントリーシート在中」と記載し、四角で囲みましょう。

企業の中の誰が受け取っても、エントリーシートが入っていることが分かるようにしておくためです。

到着後エントリーシートの入った封筒が他の郵便物に紛れることなく、スムーズに採用担当者の手元に届けるための大切な記載事項なので、忘れずに記載しましょう。

封筒うら面の書き方

封筒の裏面には

  1. 郵送日
  2. 自分の住所
  3. 氏名
  4. 「〆」のマーク

の4つを書きます。

郵送日もしくは封筒をポストに投函した日付を、裏面左上に記載しましょう。

差出人の住所は、万が一宛先不明や送付先を間違ってしまった際に必ず手元に戻ってくるよう、わかりやすくはっきりと書きましょう。封を閉じたら、「〆」のマークを入れて完成です。

エントリーシートの提出に添え状は必要? 

送る書類の内容にかかわらず、必ず添え状を付けるのがビジネスマナーです。メールに添付して送る際も、自分が誰に何をいくつ送るのかを短いメッセージにまとめて送りますよね。それと同じく、エントリーシートなどの応募書類を送る際にも「誰が」「誰に」「何を」「いくつ」送るのかをわかりやすくまとめる必要があります。

簡単な内容で構いませんので、下記の例に倣ってパソコンで作成してみましょう。「封筒に差出人の情報が書いてあるからわかるだろう」などと面倒がらずにきちんと記載しましょう。

作成日

右揃えにして記載します。年号の表記は、西暦でも和暦でも構いませんが、エントリーシートの記入日の表記と合わせた方がベター。

宛先企業や担当者名

改行を入れ、左揃えにして記載します。企業名や部署名、担当者名など、分かる範囲で構わないので正確に記載します。会社名や部署名までしか分からない時は「御中」を、担当者の氏名が分かる場合は「様」を末尾につけます。

差出人の情報

右揃えにして正確に記入します。郵便番号、住所、学校学部名、氏名、連絡先情報などを項目ごとに段落を変えて記載しましょう。

タイトル

中央揃えにします。例のように「エントリーシートの送付について」もしくは「応募書類の送付について」など、何が入っているのか一目見て分かるようなタイトルをつけましょう。

文面

「拝啓」の後ろは1文字空白を開け、その後挨拶の定型句を記載します。「拝啓 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。」「拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」などは、多くのシーンでそのまま使えるので、この機会に覚えておいて損はありません。

挨拶文の後ろは、次の3つの要点を抑えて記入します。

  1. 応募書類をおくること(例:貴社の新卒採用に応募させていただきたく、応募書類を同封いたしました。)
  2. 面接の検討のお願い(例:ご検討の上、ぜひ面接の機会をいただけますと幸いです。)
  3. 内容確認のお願い(例:ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。)

 以上の要素を書き入れたら、「敬具」と右揃えで記載します。これで添え状の半分は完成です。

内容物の詳細

メッセージ部分が「拝啓」で始まり「敬具」で締めるように、内容物の表記にも始まりと締めの定型句があります。

内容物の記載は、「記」から始め「以上」で締めます。

「記」は中央揃えで記載し、段落を開けて内容物を箇条書きに記載します。枚数の表記も忘れずに付け加えましょう。最後に右揃えで「以上」と記載すれば、添え状が完成します。

エントリーシートを提出する時クリアファイルやクリップは必要なの?

添え状を上に、エントリーシートを下に重ねてクリアファイルまとめてから封筒に入れましょう。郵送時に濡れたり、汚れたり、書類がよれたりすることを防ぎます。キレイに整った書類のままで採用担当者に読んで欲しいですよね。

また、クリアファイルに入れる前にクリップで留めておくと、開封後や読まれた後にバラバラになる可能性を防げます。その後の添え状やエントリーシートの扱いは企業によって勝手が違うのでホチキスで留めてしまうのはタブーです。

封筒を閉じる時はノリ?テープ? 

内容の最後の確認まで済んだら、封をします。封を閉じる際はスティックのりを使うのが一般的です。剥がれないようにきちんと止めましょう。あらかじめ封筒に付いていればそれを活用して問題ありません。ただ、セロハンテープの使用は避けましょう。処分の際に手間がかかる上、郵送途中に封筒が雨に濡れることでテープが剥がれる可能性もあります。

まとめ

エントリーシートは中身が見られる前の提出段階から選考は既に始まります。「大切なのは中身」と思って封筒でマナー違反をしてしまうと、エントリーシートの内容を読まれることなく不採用となることもあるほどです。十分に余裕を持った提出を心がけることで、タイムマネジメント力や段取り力をアピールできます。細部に気を配りビジネスマナーが守られていることは、仕事をする姿すらイメージさせるものです。エントリーシートの中身はもちろんのこと、封筒や添え状にも細心の注意を払って提出をしましょう。

    関連する記事

    この記事に関連するキーワード

    話題のキーワードキーワード一覧

    月間ランキング月間アクセスランキング

    週間ランキング週間アクセスランキング