面接を辞退する時の対処法〜メール・電話例文とマナー

  • 2018年04月25日更新
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せっかく面接の機会をいただいた企業の面接も、スケジュール上の関係や他社との選考の関係で、辞退しなければいけないシーンも出てきます。そんな時、どのように対応するのが正解でしょうか。ここでは、面接を辞退する時に知っておくべきマナーと、電話とメールの例文を紹介します。

目次

  1. 面接を辞退する時に知っておくべきマナー
  2. 電話で面接辞退の旨を伝えた方がいい場合
  3. 辞退の理由は、必ずしも言う必要はない
  4. 面接を辞退する時の電話例文
  5. 面接を辞退する時のメール例文
  6. まとめ

面接を辞退する時に知っておくべきマナー

面接の辞退が決定した時点で、早めに連絡をしよう

面接の辞退が決定したら、なるべく早く連絡するのが社会人としてのマナーです。

企業の採用担当者は、面接日が近づくと面接官にエントリーシートを渡したり、時間の調整をしたりと、面接に向けて着々と準備を進めています。

余計な手間を取らせないためにも、面接の辞退が決定した時点で早めに連絡をしましょう。

ただし、他社の選考とのスケジュール上辞退を検討している場合は、面接を辞退する前に日程の調整が可能かどうか聞いてみるようにしましょう。

無断欠席は、社会人としてあるまじき行為

一番やってはいけないのが、無断欠席です。

無断で欠席をしてしまうと、企業は「来る途中で事故に巻き込まれたのではないか」「道に迷っているかもしれない、もう少し待ってみよう」など、あらゆる心配をします。

余計な心配をかけず、社会人としてお互い気持ちよくやりとりをするためにも、きちんと連絡をしましょう。

電話で面接辞退の旨を伝えた方がいい場合

面接の前日や、面接の日程が近い場合

風邪や急用、内々定の通知などで、面接の前日に辞退が決定する場合があります。

そんな時は、迷わず電話をかけましょう。

面接の前日なので、当然採用担当者はあなたの面接時間を確保し、面接官はあなたのエントリーシートや提出書類に目を通します。準備を整えて待っているのです。

そのため、面接の前日に辞退の旨をお伝えすることを謝罪し、誠実な対応をするよう心がけましょう。

面接辞退の旨をメールで伝えているにも関わらず、返信がない場合

面接を辞退する旨をメールで伝えたにも関わらず、2営業日経っても企業から連絡がない時は、電話をかけましょう。

あなたのメールが他のメールに埋もれてしまい、人事が気づいていない可能性があります。

また、送り先を間違えているケースも考えられるため、念には念を入れて電話で確認してみましょう。

リクルーターやOBに紹介してもらった企業の場合

最後に、リクルーターやOBに紹介してもらった企業の面接を辞退する時も、電話で伝えることをおすすめします。

リクルーターやOBが「この学生なら自信を持って紹介できる」と推薦したにも関わらず辞退をしてしまうと、リクルーターやOBの顔に泥を塗ることになりかねません。

辞退する旨とその理由を、誠意を持って伝えましょう。

辞退の理由は、必ずしも言う必要はない

辞退の理由は、必ず伝えなければいけないものではない

辞退の理由は、必ず伝えるべき情報ではありません。「一身上の都合で」と濁しても問題ありません。

しかし、企業によっては辞退の理由を求めて来る場合があります。

そんな時、きちんと答えられるように、あらかじめ答えを用意しておくことをおすすめします。

辞退の理由を伝えた方が、スムーズに話が進む場合がある

場合によっては、辞退の理由をあなたから伝えた方がスムーズに話が進む場合があります。

例えば、最終面接を辞退する時や、リクルーターやOBに紹介してもらった企業の面接を辞退する時は、高い確率で採用担当者から「辞退の理由をお伺いしてもよろしいですか」と尋ねられます。

そのため、自分から理由を伝えた方が、その後のメールのやりとりを最小限に抑えることができ、かつ誠実な印象を与えることができます。

時と場合に応じて、辞退の理由を伝えることが、賢いやり方だと言えます。

面接を辞退する時の電話例文

<担当に繋いでもらう>
お忙しい所失礼致します。○○大学の就活太郎と申します。面接の件でご連絡を差し上げました。ご担当の○○様はいらっしゃいますか。
<担当に辞退の旨を伝える>
お忙しい所失礼致します。○○大学の就活太郎と申します。○月○日○時より、面接の予約をしておりました。大変申し上げにくいのですが、この度一身上の都合で面接を辞退させていただきたくご連絡致しました。せっかく面接の機会をいただいたにも関わらず、直前のご連絡になってしまい大変申し訳ございません。
<電話を切るとき>
お忙しい所ご対応いただき、どうもありがとうございました。それでは、失礼致します。

電話をかける時間帯

電話をかける場合、時間帯に注意する必要があります。

月曜日の午前中などは、会議や週末に溜まった仕事などでバタバタしていることがほとんどです。

お昼過ぎの13時以降の、少し落ち着いた時間に連絡することをおすすめします。

また、就業間近の電話も、社員を電話で引き止めることになってしまうため避けましょう。

13時から16時頃を目安に連絡するのがベストです。

面接を辞退する時のメール例文

選考の初期段階で面接を辞退する時のメール例文

件名:面接辞退のご連絡 ○○大学 就活太郎

株式会社○○○○
人事部 採用担当 △△様

お世話になっております。
○○大学の就活太郎と申します。

この度、○月○日○時より、面接のお約束をしておりましたが、
誠に恐縮ですが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

せっかくご用意していただいたにも関わらず、このようなお返事になり、
大変申し訳ございません。

何卒ご理解いただけますようお願い致します。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーー
就活太郎
○○大学○○学部
090-XXXX-XXXX
xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx
ーーーーーーーーーー

選考の終盤で面接を辞退する時のメール例文

件名:面接辞退のご連絡 ○○大学 就活太郎

株式会社○○○○
人事部 採用担当 △△様


お世話になっております。
○○大学の就活太郎と申します。

この度、○月○日○時より、面接のお約束をしておりましたが、
面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

実は、かねてより選考が進んでいた企業から内定をいただき、
じっくり検討した結果、そちらの企業に入社することにいたしました。

私のために貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、
このようなお返事になってしまい、大変恐縮です。

何卒ご理解いただけますと幸いです。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーー
就活太郎
○○大学○○学部
090-XXXX-XXXX
xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx
ーーーーーーーーーー

まとめ

今回は、止むを得ず面接を辞退する時の社会人としてのマナーや、押さえておくべきポイントを紹介しましたが、いかがでしたか?企業の採用担当者は、学生が複数の企業に応募していることや、他社の選考と同時並行で就活をしていることを知っています。そのため、面接辞退の旨を連絡する時に過度にストレスを抱える必要はありません。今回紹介したマナーを守って、お互いに気持ちよくやりとりができるよう心がけてくださいね。

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